Digitale Unterlagen
Eine standardisierte Übernahme von Unterlagen aus IT-Systemen kann das Staatsarchiv zur Zeit noch nicht anbieten. Die Definition der entsprechenden Prozesse ist in Arbeit. Die Hinweise auf dieser Seite beschränken sich auf die Archivierung aus elektronischen Geschäftsverwaltungssystemen. Zur Archivierung von Datenbank-Inhalten, Web-Sites, Multimedia- oder Geoinformation nehmen Sie bitte direkten Kontakt mit uns auf.
Anforderungen
Die rechtlichen Anforderungen an die elektronische Akten- und Geschäftsführung sind grundsätzlich identisch mit jenen im analogen Bereich. Mit technischen und organisatorischen Mitteln muss sicher gestellt werden, dass die Unterlagen jederzeit verfügbar, integer, vollständig und nachvollziehbar sind und dass Zugangssicherheit gewährleistet ist.
Die Übergabe von Dossier- und Bearbeitungsinformationen ist dann möglich, wenn diese den minimalen Anforderungen an Vollständigkeit und Verlässlichkeit genügen. Die entsprechenden Systeme verfügen über die dazu notwendigen Aussonderungsmechanismen und Übergabeschnittstellen für den Datenexport.
Zu den minimalen Anforderungen an Systeme zur elektronischen Verwaltung von Geschäften gehören Registrierungsfunktionen für Dossiers sowie die Möglichkeit zur Verwaltung von Fristen. Archivierung ist daher integrierter Bestandteil des Dokumentationsprozesses.
Projektierung und Implementierung
Bei der Projektierung und Implementierung von Systemen ziehen die öffentlichen Organe das Staatsarchiv bei (Registratur- und Archivierungsverordnung, § 19).
Elektronische Geschäftskorrespondenz
Damit Emails verlässlich, authentisch und zugänglich bleiben, müssen folgende Punkte beachtet werden: Geschäftsrelevante Emails müssen im Geschäftskontext verwaltet werden können. Sie werden vollständig, inklusive minimaler Angaben aus dem Kopfteil (Absender, Empfänger, Betreff, Datum, Zeitstempel), als reine Text-Datei, Anhänge im PDF-Format, aufbewahrt. Voraussetzungen sind eine strukturierte Ablage, entsprechende Geschäftsregeln und deren Anwendung sowie ein geeignetes System. Es gelten die Bestimmungen der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV (PDF, 105 KB)).
Dateiformate
Elektronische Unterlagen müssen in geeigneter Form aufbewahrt und übergeben werden können. Als Dateiformate für die dauerhafte Archivierung von Dokumenten empfiehlt das Staatsarchiv PDF-A (für Dokumente aus Office-Programmen), TIFF (Bild) und Wave (Ton).
Unterlagen aus IT-Systemen in analoger Form
Werden die durch das Staatsarchiv als archivwürdig bezeichneten Unterlagen aus elektronischen Systemen in analoger Form, zum Beispiel auf Papier oder Mikrofilm, aufbewahrt, kann die verantwortliche Stelle für die elektronischen Daten von der Anbietungspflicht befreit werden. (Archivierungs- und Registraturverordnung, § 25)
