Datenschutz
Über die Modalitäten der Benutzung und ihre Einschränkungen informiert grundlegend das Archivgesetz.
Seit dem 1. Januar 2012 regeln die Bestimmungen des Informations- und Datenschutzgesetzes (IDG) den Zugang teilweise neu.
Persönlichkeitsschutz
Persönlichkeitsschutz ist ein hohes Gut, dem das Staatsarchiv grosse Beachtung schenkt,. Es gibt keine Unterlagen, die so "sensibel" wären, dass sie nicht vom Staatsarchiv übernommen würden. Ebenso unmissverständlich gilt, dass solche Unterlagen, wenn sie einmal ins Archiv gelangt sind, nicht ohne weiteres frei zugänglich sein können. Aus diesem Grund sind jene Paragraphen, die sich mit dem Recht auf Benutzung und den Grenzen dieses Rechts befassen, die ausführlichsten im Archivgesetz des Kantons Basel-Stadt.
Gerichtsakten oder Unterlagen mit medizinischen Angaben, Schülertabellen mit Betragungsnoten und Bemerkungen über Familienverhältnisse, Personalakten, Dossiers der Fahndungspolizei oder des Staatsschutzes, Unterlagen zu Adoptionen oder der Steuerverwaltung sind längere Zeit nicht frei zugänglich.
Das Staatsarchiv verwahrt solches Material seit Jahrhunderten. Selbstverständlich aber hat der Datenschutz die Sorgfalt beim Umgang mit "sensiblen" Informationen erhöht.
Schutzfristen
Schutzfristen sind der wichtigste und sichtbarste Ausdruck dieser Vorsichtsmassnahmen. Für alle Unterlagen, welche vor dem 1. Januar 2012 erstellt wurden, gilt gemäss Archivgesetz eine Schutzfrist von 30 Jahren. Davon ausgenommen sind Unterlagen, die schon bei ihrer Entstehung oder im Laufe ihrer Verwendung zur Veröffentlichung bestimmt oder der Öffentlichkeit zugänglich waren. Ebenso ausgenommen sind alle ab dem 1. Januar 2012 erstellten und von der Verwaltung nicht als geheim oder vertraulich klassifizierten Unterlagen, welche der Öffentlichkeit gemäss dem Informations- und Datenschutzgesetz direkt zugänglich sind.
Nach dem neuen Informations- und Datenschutzgesetz müssen alle schutzwürdigen Informationen entsprechend dem Grad ihrer Schutzwürdigkeit gekennzeichnet werden. Für solche Unterlagen gelten die Schutzfristen des Archivgesetzes.
"Personenbezogene" Unterlagen, d.h. Unterlagen, die sich ihrer Zweckbestimmung oder ihrem wesentlichen Inhalt nach auf eine natürliche Person beziehen, unterliegen nach dem Archivgesetz zusätzlichen Schutzfristen, die sich nach den Lebensdaten der Betroffenen richten. Konkret: Zehn Jahre nach dem Tod oder - wenn das Todesdatum nicht bekannt ist - 100 Jahre nach der Geburt der jeweiligen Person. Sind beide Daten unbekannt, gilt eine Frist von 80 Jahren nach Abschluss der Unterlagen.
Unterlagen, die innerhalb der Schutzfristen liegen, sind zunächst nicht zugänglich.
Die Rechte der betroffenen Personen
Analog zum Informations- und Datenschutzgesetz sichert das Archivgesetz den betroffenen Personen besondere Rechte zu: Dies sind das Recht auf Auskunft und Einsicht sowie das Recht auf Gegendarstellung.
Besondere Aufmerksamkeit gebührt auch den "schutzwürdigen Interessen Dritter": So enthält z.B. ein Gerichtsdossier in der Regel nicht nur Angaben über die direkt betroffene Person, also die oder den Angeklagte/n. Vielmehr finden sich auch Aussagen über Opfer oder Zeugen, die bei Bekanntwerden wiederum in ihren Persönlichkeitsrechten beeinträchtigt werden könnten. Gleiches gilt für Krankenakten, die durchaus auch Informationen zur gesundheitlichen Disposition von Kindern und Grosskindern enthalten können.
Dem Schutz der betroffenen Personen dient eine weitere Norm des Archivgesetzes: Sind Personendaten aus der öffentlichen Verwaltung einmal dem Staatsarchiv übergeben worden, dürfen sie durch die Verwaltung nicht wieder aktiviert werden. Dieses sogenannte "Rückkoppelungsverbot" trägt den elementarsten Prinzipien des Datenschutzes Rechnung. Es ist auch im Informations- und Datenschutzgesetz verankert.
Einsichtsgesuch / Unterschreitung von Schutzfristen
Unter Voraussetzungen, die im Archivgesetz präzisiert sind, kann die Schutzfrist unterschritten werden. Der Antrag ist immer schriftlich zu stellen und zu begründen.
Sie finden das passende Anfrageformular unter folgendem Link:
Die Ausnahmen sind immer an ein konkretes Einsichtsbegehren gebunden. Sie beruhen, ausser in Routinefällen, auf der Prüfung der Unterlagen, deren Benutzung verlangt wird. Wird die Ausnahme bewilligt, so verpflichtet sich die Benutzerin oder der Benutzer in einem Revers schriftlich, die jeweiligen Auflagen einzuhalten, welche mit der Benutzung verbunden sind.
Dieser Revers wird im Lesesaal hinterlegt. Wer dagegen verstösst, kann nach dem Archivgesetz von der weiteren Benutzung ausgeschlossen werden. Bei schweren Zuwiderhandlungen drohen strafrechtliche Konsequenzen.
Wenn Sie sich über die möglichen Auflagen informieren möchten, dann beachten Sie bitte Folgendes:
- Eine spätere Benützung zu anderen Vorhaben (Themen und Verwendungszwecken) bedarf einer erneuter Bewilligung.
- In den Aufzeichnungen (Notizen, erfasste Texte etc.) dürfen die Namen der betroffenen Personen nicht festgehalten werden. Falls notwendig, ist ein separater Schlüssel als Konkordanz zwischen den Originalnamen in den Quellen und den Pseudonamen in den Aufzeichungen und allfällige Veröffentlichungen anzulegen.
- Bei der Wiedergabe von Erkenntnissen, die anhand der genannten Unterlagen gewonnen werden, müssen schutzwürdige Belange von Personen durch Anonymisieren respektiert werden. Anonymisieren heisst, auf Namen zu verzichten oder sie so zu verändern, dass die Person nicht identifiziert werden kann, bzw. jede Information wegzulassen, welche die Identifikation der Person ermöglichen könnte.
- Angaben zu „Personen der Zeitgeschichte“ bzw. zu Personen, bei welchen das Erkenntnisinteresse dem bekannten, konkreten Individuum gilt - das Erkenntnisinteresse mithin Anonymisierung als nicht sinnvoll erweist -, dürfen nur soweit veröffentlicht werden, als sie für das Erreichen des Forschungszwecks unentbehrlich sind. Schutzwürdige Interessen dieser Personen sind zu berücksichtigen; namentlich Angaben über die Privatsphäre und vor allem medizinische Angaben dürfen nicht veröffentlicht werden.
- Die Wiedergabe von medizinischen Angaben ist untersagt.
- Soweit Aufzeichnungen des Benützers/der Benützerin und allfällige Kopien (analog oder digital) aus dem Archivgut schutzwürdige Angaben über Personen enthalten, dürfen sie Dritten weder mündlich noch schriftlich zugänglich gemacht werden.
- Kopien (analog und digital) aus den Unterlagen bedürfen einer zusätzlichen Bewilligung.
- Für Unterlagen diesseits der Schutzfrist sind keine Reproduktionen (analog und digital) zugelassen.
Die Auflagen gelten auch nach Schluss des genannten Forschungsvorhabens.
Kopien (analog und digital) aus den Unterlagen bedürfen einer zusätzlichen Bewilligung.
Für Unterlagen diesseits der Schutzfrist sind keine Reproduktionen (analog und digital) zugelassen.
Die Auflagen gelten auch nach Schluss des genannten Forschungsvorhabens.
Geht es um Fallstudien, in denen der Name der betroffenen Person keine Rolle spielt, so müssen die Forschungsergebnisse anonymisiert werden. Das heisst: Sämtliche Angaben, die Rückschlüsse auf die Identität der Person beinhalten oder ermöglichen könnten, müssen unterbleiben. Handelt es sich um Forschung zu "Personen der Zeitgeschichte und Amtsträgerinnen und Amtsträger in Ausübung ihres Amtes", ist also eine Person um ihrer selbst willen Gegenstand der Forschung, so entfällt in der Regel die Pflicht zur Anonymisierung. Aber selbstverständlich gibt es einen Privatbereich, der auch bei diesen Personen geschützt bleibt, darunter fallen besonders medizinische Angaben.
Werden Einschränkungen verfügt oder die Benutzung untersagt, erhalten die Antragsteller auf Antrag eine schriftliche Verfügung.
