Erschliessung

Im Alltag

Archivarin Kerstin Brunner kontrolliert ein letztes Mal die von ihr festgelegten Schutzfristkategorien, bevor sie das Verzeichnis des fertig erschlossenen Privatarchivs ‹MCH Group AG› an den Abteilungsleiter weitergibt. Dieser nimmt die abschliessende Qualitätskontrolle vor, teilt Schlagwörter zu und gibt den Bestand zur Benutzung frei. Zur gleichen Zeit klebt Mitarbeiter Daniel Erni die letzten Etiketten auf die betreffenden Archivschachteln und stellt sie in die Magazinregale.

Inhalt und Verpackung

Ziel der Erschliessung ist es, die ins Archiv gelangenden Unterlagen für Benutzende zugänglich zu machen. Dies geschieht durch Ordnen, Verzeichnen im Online-Archivkatalog, Verpacken, Etikettieren und Magazinieren.

Standardisierung und Rationalisierung

Die Erschliessungsarbeit hängt – bei analogen wie bei digitalen Unterlagen – unmittelbar von der Qualität der vorangegangenen Akten- und Geschäftsführung ab. Die Aktenbildner werden dazu angehalten, ihre Unterlagen unter Anleitung und Beratung durch das Archiv so zu ordnen und vorzuverzeichnen, dass diese Informationen für den Archivkatalog weiterverwendet werden können. Aufgabe des Staatsarchivs bleibt die Erstellung von Metadaten, das Festlegen der Schutzfristkategorien und die Qualitätskontrolle.
Das Staatsarchiv stützt sich dabei auf international gültige Standards. Dank ausserordentlicher Investitionen, Reduktion manueller Arbeitsschritte und Rationalisierung der Prozesse kann der jährliche Zuwachs an Akten in der Regel ohne Rückstände erschlossen werden.
Die Erschliessung elektronischer Unterlagen ist grundsätzlich geregelt, was technische und organisatorische Fragen betrifft.

Hintergrundinformationen

Ergänzend zur Beschreibung der Archivdokumente selbst werden im Archivkatalog – wo möglich – die Verwaltungsgeschichte der Institution, die Geschichte der Familie oder des Vereins festgehalten, welche die Unterlagen produzierte. In einer Bestandsgeschichte wird die Überlieferung der Akten zusammengefasst. Zudem werden Benutzungsbestimmungen und Hinweise zu verwandten Unterlagen im Staatsarchiv erwähnt.
Wie detailliert die ans Archiv abgelieferten Unterlagen verzeichnet werden können, hängt von verschiedenen Kriterien ab: Ordnungszustand, Umfang, Anteil an seriellem Massenschriftgut, dokumentierter Zeitraum etc. Entsprechend werden verschiedene Erschliessungsgrade von ‹summarisch› bis ‹detailliert› unterschieden.
 

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