Records Management
Die rechtlichen Anforderungen an die digitale Akten- und Geschäftsführung sind grundsätzlich identisch mit jenen im analogen Bereich: Mit technischen und organisatorischen Mitteln muss sichergestellt werden, dass die Unterlagen jederzeit verfügbar, integer, vollständig und nachvollziehbar sind sowie die Zugänglichkeit für berechtigte Personen gewährleistet ist.
Bei digitalen Unterlagen gilt insbesondere gemäss der Registratur- und Archivierungsverordnung §19, dass für «die Bewertung von Unterlagen aus elektronischen Systemen … das Staatsarchiv bereits bei der Planung neuer Systeme» beigezogen wird. Diese Vorgabe wird im Projektleitfaden IT-Projektmanagement Kanton Basel-Stadt (IT-PM.BS). Kap. 6.8 konkret auf das Projektmanagement heruntergebrochen.
Zugleich müssen digitale Unterlagen explizit gemäss der Registratur- und Archivierungsverordnung §21 Abs. 2 «zum frühestmöglichen Zeitpunkt» angeboten werden.
Die Anforderungen an Records Management-Systeme sowie Fachanwendungen sind in den in der Verwaltung Basel-Stadt geltenden Mindestanforderungen an Records-Systeme festgehalten.
Weitere Vorgaben und Empfehlungen sind im Intranet der kantonalen Verwaltung im Arbeitsraum Records Management, insbesondere der Records Management-Policy und dem Records Management-Handbuch, enthalten.