Übergabe und Archivierung
Allgemeines
Digitale Unterlagen sind zum frühest möglichen Zeitpunkt dem Staatsarchiv zur Archivierung anzubieten, das deren Archivwürdigkeit bewertet. Die Übernahme und Archivierung von digitalen Unterlagen orientiert sich an aktuellen Standards und Grundsätzen der digitalen Archivierung. Es verfolgt die Ansätze einer system- und anwendungsunabhängigen Archivierung und der Dateiformat-Migration zur langfristigen Erhaltung der Lesbarkeit und Nutzung des digitalen Archivguts.
Prozess
Archivwürdige digitale Unterlagen sind durch die Dienststellen nach erfolgter Bewertung und bei einer prospektiven Bewertung zusätzlich einer geltenden Ablieferungsvereinbarung in Form eines Übergabeinformationspakets eCH-0160-SIP abzuliefern. Das Staatsarchiv prüft das erhaltene SIP auf seine technische und inhaltliche Gültigkeit und überführt es in das digitale Repository digiMAG und das Archivinformationssystem. Nach Abschluss dieser Übernahmearbeiten (Ingest) gibt das Staatsarchiv die erfolgreich abgelieferten digitalen Unterlagen im Quellsystem der anbietenden Stelle zur Löschung frei.
Die anbietende Stelle ist dafür verantwortlich, dass die zu einem Zeitpunkt archivwürdigen Unterlagen aus dem Quellsystem in archivwürdige Formate konvertiert und in ein eCH-0160-SIP ausgesondert, angeboten und abgeliefert werden. Zur Ausgestaltung dieses Aussonderungsprozesses ist der eCH-Standard eCH-0175 Modell des elektronischen Ablieferungsprozesses für Dossiers massgeblich. Zudem müssen digitale Unterlagen nach erfolgter Archivierung im Quellsystem gelöscht werden können. Schliesslich müssen nicht archivwürdige Unterlagen nach erfolgreicher Übergabe der archivwürdigen Unterlagen ebenfalls gelöscht und von diesen Unterlagen ein Löschprotokoll erstellt werden.
IT-Systemkategorien
Je nach Art der eingesetzten Informationssysteme bestehen besondere Aspekte bei der Übergabe und Archivierung. Es werden folgende Kategorien von Systemen unterschieden: Records Management-Systeme, Fachanwendungen, Dateiablagen und Datenbanken.
Weitere Systemkategorien wie zum Beispiel GIS, Statistikanwendungen oder Multimediaanwendungen werden vom Staatsarchiv bei Bedarf bezüglich ihrer Spezifika in der digitalen Archivierung untersucht und die entsprechenden Regelungen festgelegt.
Records Management-Systeme
Records Management-Systeme (auch Geschäftsverwaltungssysteme bzw. GEVER-Systeme genannt) dienen der vollständig elektronischen Aktenführung: Stammdaten und Dokumente zu einem Dossier werden elektronisch im gleichen System abgelegt. Meist erlauben diese Systeme auch eine Ablaufsteuerung und die Geschäftskontrolle.
Definition nach Mindestanforderungen an Records-Systeme:
«IT-System, das vor allem oder ausschliesslich dem Records Management dient und nicht an eine bestimmte, fachspezifische Funktion gebunden ist. Es handelt sich also um ein aufgaben-neutrales System, das für die Verwaltung von Records in unterschiedlichsten Geschäftsprozessen eingesetzt werden kann. Naturgemäss sind dies primär Records in Dokumentform, die in weitgehend manueller Sachbearbeitung erstellt und bearbeitet werden. Typische Beispiele sind GEVER-Systeme, Dokumenten-Management-Systeme…»
Die Übergabe aus solchen Systemen erfolgt ausschliesslich über eine eCH-0160-Schnittstelle. Zusätzlich wird im Rahmen der Bewertung resp. Erstellung der Ablieferungsvereinbarung eine Dokumentation des Systems erstellt und dem Staatsarchiv übergeben.
Fachanwendungen
Fachanwendungen sind spezialisierte Informationssysteme zur Abwicklung spezifischer fachlicher Aufgaben und in der Regel auf die Anforderungen von Fachdomänen zugeschnitten.
Definition nach Mindestanforderungen an Records-Systeme:
«Fachspezifisches IT-System, das einem bestimmten geschäftlichen Zweck bzw. wenigen, eng verbundenen Geschäftsprozessen dient. Es zeichnet sich durch einen hohen Grad an Spezialisierung, Automatisierung, Prozesssteuerung und die Nutzung von Datenbanken zur Verwaltung von Records in Form von strukturierten Datensätzen aus. Sofern Records in Dokumentform entstehen, werden diese häufig vom System automatisiert erzeugt oder erfasst (zum Beispiel Formulare). Beispiele sind Fachapplikationen zur Baugesuchsbearbeitung, Schulverwaltung, Personalverwaltung, Steuerapplikationen oder Spezialsysteme der Strafverfolgungsbehörden.»
Die Übergabe aus Fachanwendungen erfolgt in der Regel über eine eCH-0160-Schnittstelle. Zusätzlich wird im Rahmen der Bewertung resp. Erstellung der Ablieferungsvereinbarung eine Dokumentation des Systems erstellt und dem Staatsarchiv übergeben.
Dateiablagen
Bei einer Dateiablage handelt es sich um eine in Form einer Hierarchie strukturierten Sammlung von Dateiverzeichnissen und Dateien in einem Dateisystem. Dateien können darin gespeichert, gelesen, verändert oder gelöscht werden. Im Gegensatz zu Records Management Systemen und Fachanwendungen gibt es keine Möglichkeit Metadaten zu den abgelegten Dateien strukturiert zu verwalten. Auch kann keine Prozesssteuerung erfolgen.
Die Übergabe erfolgt entweder in Form eines Übergabeinformationspakets SIP nach eCH-0160 oder in Form eines Dateiverzeichnisses. Die Übergabe an das Staatsarchiv erfolgt gemäss der im Rahmen der Anbietung vereinbarten Vorgaben. Die Vorgaben für die Erstellung des SIP resp. die Erstellung des komprimierten Dateiverzeichnisses werden bei der Bewertung resp. der Erstellung der Ablieferungsvereinbarung mit dem Staatsarchiv festgelegt.
Datenbanken
Mit Datenbanken sind relationale Datenbanken gemeint. Oft werden Datenbanken als Komponente von Records Management Systemen und Fachanwendungen eingesetzt. Dieser Fall wird nicht durch die Systemkategorie «Datenbanken» erfasst. Vielmehr beinhaltet er isolierte Datenbanken, die für sich alleine stehen.
Relationale Datenbanken werden nach erfolgter Bewertung resp. Erstellung einer Ablieferungsvereinbarung nach dem Anbieten in zwei Schritten übernommen vom Staatsarchiv: Zuerst wird durch das Staatsarchiv mit spezifischen Datenbankarchivierungstools ein Informationspaket gemäss eCH-0165 SIARD generiert. Anschliessend wird dieses ergänzt um die Dokumentation der Datenbank in ein SIP nach eCH-0160 gepackt und vom Staatsarchiv übernommen. Dieser Prozess beinhaltet intensive Interaktion zwischen Staatsarchiv, anbietende Stelle und dem Betreiber der Datenbank.
Webseiten
Webseiten im Intranet wie im Internet von Dienststellen der kantonalen Verwaltung Basel-Stadt übernimmt das Staatsarchiv selbstständig periodisch auf der Grundlage einer Bewertung der Webseiten der Domäne .bs. Es verfügt über die entsprechende Infrastruktur und Werkzeuge
Hierbei werden archivwürdige Webseiten mit einem Webcrawler in einer WARC-Datei gesichert und anschliessend in ein eCH-0160-SIP gepackt, das anschliessend direkt vom Staatsarchiv übernommen wird.
Werden Webseiten angeboten, erfolgt die Bewertung wie bei allen Unterlagenkategorien durch das Staatsarchiv. Die eigentliche Übernahme und Archivierung erfolgt anschliessend durch das Staatsarchiv.
Dateiformate
Die anbietende Stelle ist grundsätzlich für die Konvertierung in archivtaugliche Dateiformate verantwortlich. Die Wahl und die Konfiguration der eingesetzten Konvertierungswerkzeuge sind zu dokumentieren und mit dem Staatsarchiv abzustimmen. Abweichende Regelungen können bei der Erstellung von Ablieferungsvereinbarungen getroffen werden.
Aufgrund der raschen technologischen Entwicklung und ihrer spezifischen Eigenschaften können nicht alle Dateiformate als tauglich für die dauerhafte Archivierung digitaler Unterlagen angesehen werden. Gestützt auf den von der KOST erstellten Katalog archivischer Dateiformate (KaD) hat das Staatsarchiv in der Weisung betreffend Dateiformate für die Langzeitarchivierung eine Liste der von ihm als archivtauglich erachteten Dateiformate erstellt. Bei der Übergabe digitaler Unterlagen hat die anbietende Stelle sicherzustellen, dass nur die darin enthaltenen Dateiformate in den SIP enthalten sind.
Die Beurteilung weiterer Dateiformate hinsichtlich ihrer Archivtauglichkeit erfolgt durch das Staatsarchiv bei Bedarf und unter Berücksichtigung der Weiterentwicklung des KaD.
Schnittstellen
Das Staatsarchiv verfügt über Prozesse, Werkzeuge und Infrastrukturen zur Entgegennahme und Verarbeitung von archivwürdigen digitalen Unterlagen gemäss dem eCH-Standard eCH-0160 Archivische Ablieferungsschnittstelle. Andere Übergabeschnittstellen werden nicht unterstützt.
Übergabekanäle (Transport)
Das Staatsarchiv stellt den anbietenden Stellen den Zugang auf seinen sFTP-Server im Intranet Basel-Stadt zur Verfügung. Alternative Transportwege, insbesondere von anbietenden Stellen ausserhalb des DANEBS sind in der jeweiligen Ablieferungsvereinbarung zu regeln.