Unterstützung

Informationsressourcen

Allgemein

• eCH – E-Government-Standards
• IT-Projektinfothek (IT-PM) Basel-Stadt
• KOST – Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen. Ein Gemeinschaftsunternehmen von Schweizer Archiven
• KOST, Minimalanforderungen an Records-Management-Systeme aus archivischer Sicht
• KOST, Minimalanforderungen an ein digitales Langzeitarchiv

OAIS Referenzmodell

• CCSDS,  Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS), 2012 (CCSDS 650.0-M-2)
• ISO, Space data and information transfer systems — Open archival information system (OAIS) — Reference model, 2012 (ISO 14721:2012
• Nestor. Kompetenznetzwerk digitale Langzeitarchivierung: Referenzmodell für ein Offenes Archiv-Informations-System - Deutsche Übersetzung, Version 2, 2013 (Nestor-Materialien Nr. 16)

Im Intranet Basel-Stadt

• Records Management Intranet-Seite
• Records Management Intranet-Arbeitsraum im Intranet BS
• Records Management Handbuch Basel-Stadt
• IT-Projektmanagement-Infothek IT-Projektinfothek (IT-PM) Basel-Stadt: 
• IT-Projektinfothek (IT-PM), Intranet-Arbeitsraum

Werkzeuge

• Für die Überprüfung von SIP und zur Überprüfung von diversen Dateiformaten: KOST, KOSTVal
• Für die Bildung eines SIP aus einer Fileablage: Schweizerisches Bundesarchiv, Package Handler 
• Für die Archivierung von relationalen Datenbanken: Schweizerisches Bundesarchiv, SIARD-Suite 

FAQ

• Wie gehe ich mit Emails um?
  Damit Emails verlässlich, authentisch und zugänglich bleiben, müssen folgende Punkte beachtet werden: Geschäftsrelevante Emails müssen im Geschäftskontext verwaltet werden können. Sie werden vollständig, inklusive minimaler Angaben aus dem Kopfteil (Absender, Empfänger, Betreff, Datum, Zeitstempel), als PDF/A-Datei, alternativ als reine Text-Datei aufbewahrt. Anhänge sind in archivtauglichen Formaten zu speichern, oft ebenfalls als PDF/A-Datei. Voraussetzungen sind eine strukturierte Ablage, entsprechende Geschäftsregeln und deren Anwendung sowie ein geeignetes System.
• Wie konvertiere ich Dateien nach PDF/A?
  Für die Konvertierung in PDF-A hat die KOST Informationen veröffentlicht, wo verschiedene Systeme mit ihren Vor- und Nachteilen vorgestellt werden.

Glossar

• AIP: Archival Information Package / Archivinformationspaket – das Objekt der Archvierung von digitalen Unterlagen. Teil des OAIS-Referenzmodells
• DIP: Dissemination Information Package / Auslieferungsinformationspaket – das Objekt mit digitalem Archivgut, das im Nutzungsfall zur Verfügung gestellt wird. Teil des OAIS-Referenzmodells
• eCH: Verein zur Förderung der Standardisierung im E-Government-Bereich in der Schweiz. Basel-Stadt ist Mitglied und verpflichtet sich durch die Mitgliedschaft, Standards von eCH einzusetzen.
• GEVER: Ein Konzept der Bundesverwaltung zur digitalen Geschäftsverwaltung, das aus drei Komponenten besteht: Records Management (Aktenführung, inklusive Dokumentenmanagement), Geschäftkontrolle (Erstellen, Zuteilen und Nachverfolgen von Pendenzen, Fristen und Terminen) und die Prozessabwicklung (Workflow). Es wurde von der Bundeskanzlei entwickelt. Es ist nicht identisch mit Records Management gemäss ISO-Normen.
• KOST: Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung von elektronischen Unterlagen. Ein Gemeinschaftsunternehmen des Schweizerischen Bundesarchivs, des Landesarchivs Liechtenstein, vieler Staatsarchive und einiger Stadtarchive in der Schweiz. Mit dem Auftrag, die Trägerarchive bei der Archivierung von digitalen Dokumenten zu unterstützen, indem konzeptionelle Grundlagen bereitgestellt, Standards erarbeitet, Projekte begleitet werden und Wissen vermittelt wird.
• OAIS: Open Archival Information System – Referenzmodell für die digitale Archivierung. Entwickelt im Raumfahrtbereich und als ISO-Norm verabschiedet. Es bildet die konzeptionelle Grundlage der meisten praktischen Ansätze zur digitalen Archivierung.
• Records Management: oft mit Aktenführung gleichgesetzt. Als Begriff aufgrund seiner spezifischen Bedeutung in Basel-Stadt für das Feld der Informationsverwaltung verwendet. Normiert in zahlreichen ISO-Standards, hervorzuheben ist ISO-15489.
• SIP: Submission Information Package / Übergabeinformationspaket – das Objekt, das bei der Übernahme von Unterlagen von der aktenbildenden Stelle an das Staatsarchiv transferiert wird. Teil des OAIS-Referenzmodells.